Define qué significa el éxito desde el primer día
No se puede evaluar el grado de preparación sin un objetivo. Anota los procesos de negocio que deben funcionar inmediatamente tras la puesta en marcha: titularidad de cuentas, distribución de clientes potenciales, informes sobre el canal de ventas, historial de asistencia, segmentación, renovaciones u otros flujos de trabajo críticos.
A continuación, identifica los campos y las relaciones de los que dependen esos procesos. Puede ser aceptable que el subtipo de sector quede en blanco (opcional). Sin embargo, puede que no lo sea que falte el titular de la cuenta, que la fase del ciclo de vida sea incorrecta o que la relación entre la empresa y el contacto esté errónea. Por eso, la idoneidad para el uso es un criterio de migración mejor que la perfección.
Etapa 1: se comprenden los datos de origen
Debes saber cuántos registros hay, de dónde proceden, qué antigüedad tienen, qué sistemas son los de referencia y qué campos tienen definiciones contradictorias. Si nadie puede explicar qué significa un campo o de dónde proceden sus valores, su transferencia al nuevo sistema supone un riesgo en lugar de garantizar la continuidad.
Una auditoría de fuentes también debería identificar los campos confidenciales, los requisitos de conservación, los registros obsoletos y las hojas de cálculo ocultas que, en la práctica, se han convertido en sistemas de CRM paralelos.
- Inventario de los sistemas de origen
- Número de registros documentados
- Se han identificado los propietarios de los campos críticos
- Fuentes fidedignas coincidieron en que
- Normas de archivo y exclusión documentadas
Etapa 2: la calidad de los datos críticos es aceptable
Evaluar el grado de preparación a nivel de campo y de objeto. Los campos obligatorios deben estar suficientemente completados, deben controlarse los duplicados, deben estandarizarse los valores categóricos y los registros que generan ingresos o que afectan a las operaciones con los clientes deben estar lo suficientemente actualizados como para poder utilizarlos.
No ocultes la incertidumbre rellenando las celdas con conjeturas. Es más seguro indicar explícitamente que un valor se desconoce que introducir un valor incorrecto que parezca certero, ya que el sistema de CRM de destino puede dirigir, segmentar y automatizar los procesos en función de los datos que introduzcas.
Puerta 3: cada campo importante tiene una regla de destino
Una revisión de preparación debería poder responder a la pregunta de qué ocurre con cada campo de origen importante. ¿Se asigna directamente? ¿Se transforma? ¿Se divide? ¿Se fusiona con otro campo? ¿Se convierte a un nuevo valor permitido? ¿Se traslada a las notas? ¿Se archiva? La falta de una decisión constituye en sí misma un riesgo para la migración.
Las asignaciones deben comprobarse con valores reales, especialmente en el caso de los campos de estado, las listas de selección, las divisas, las asignaciones de propietarios y los campos utilizados por la automatización.
Puerta 4: las relaciones se pueden reconstruir
Cuenta cuántos contactos se pueden vincular a la empresa correcta, cuántas operaciones a la cuenta correcta y cuántos objetos secundarios al objeto principal adecuado. Debe haber identificadores estables disponibles para todas las relaciones que sean relevantes.
Si no es posible vincular con certeza un porcentaje significativo de registros, la migración no está lista, aunque cada tabla esté limpia por sí sola. La integridad relacional forma parte de la calidad de los datos.
Puerta 5: pasa un piloto representativo
La prueba de preparación más rigurosa consiste en una muestra migrada que los usuarios reales puedan examinar. Incluye registros habituales y casos extremos. Comprueba las vistas, los informes, los flujos de trabajo, el enrutamiento, la propiedad y las asociaciones resultantes en el entorno de destino.
Pregunta a los usuarios si pueden llevar a cabo los procesos del primer día definidos al inicio. Si no pueden, convierte esos fallos en una lista de medidas correctivas específicas. De este modo, el proyecto se centra en lo que impide el uso, en lugar de dedicar un tiempo infinito a pulir aspectos de escaso valor.
Etapa 6: se definen la transición y la reversión
Antes de dar por listos los datos, documenta la secuencia de producción. Averigua cuándo se congela la fuente, cómo se registran los cambios finales, quién puede aprobar la puesta en marcha, qué comprobaciones se realizan inmediatamente después de la importación y qué fallos provocarían una reversión o un retraso.
La preparación significa que el equipo puede explicar cómo se controlará el proceso, desde la exportación de la fuente final hasta la conciliación posterior a la importación.
Utiliza un sistema de decisión de preparación con los colores rojo, amarillo y verde
Un modelo de estado sencillo permite visualizar la decisión. El verde indica que una línea de trabajo está contrastada y lista. El amarillo significa que se conoce el riesgo y que hay una persona responsable o una solución alternativa aceptada. El rojo indica que el problema puede interrumpir un flujo de trabajo crítico, dañar las relaciones o impedir la conciliación.
No compenses los riesgos rojos con docenas de puntos verdes de la lista de comprobación. Un problema sin resolver relacionado con los identificadores, las relaciones críticas, la titularidad o el cumplimiento normativo puede ser más importante que veinte pequeños logros en materia de formato.
- Verde: comprobado y aceptable
- Amarillo: riesgo analizado con el propietario y medidas de mitigación
- Rojo: bloquea un flujo de trabajo crítico o una conciliación fiable
Common questions
¿Es necesario que los datos del CRM estén perfectos antes de la migración?
No. Debe adaptarse a los flujos de trabajo que deben funcionar tras la puesta en marcha. Los campos críticos, las relaciones, los identificadores, las correspondencias y los datos obligatorios deben cumplir un umbral de calidad acordado, mientras que las imperfecciones de menor importancia pueden abordarse tras el lanzamiento si se conoce el riesgo que suponen.
¿Cuál es la mejor forma de comprobar si se cumplen los requisitos para la migración del sistema de CRM?
Lleva a cabo una migración piloto representativa y valida el resultado con usuarios reales. Comprueba los recuentos, los valores de los campos, las relaciones, la propiedad, los informes y los flujos de trabajo, en lugar de basarte únicamente en si la importación se ha completado con éxito.
¿Qué podría impedir una migración de CRM?
Entre los ejemplos se incluyen la falta de identificadores estables, la lógica duplicada sin resolver, las relaciones críticas interrumpidas, las asignaciones de campos sin definir, problemas graves de cumplimiento normativo o una fase piloto que no puede dar soporte a los procesos necesarios desde el primer día.
¿Quién debe aprobar la preparación para la migración?
Los responsables técnicos deben confirmar los aspectos mecánicos, pero las partes interesadas del ámbito empresarial que dependen de los datos también deben comprobar que los registros migrados se ajustan a los flujos de trabajo y a los informes que necesitan.
Final thoughts
Los equipos suelen preguntar si sus datos de CRM están lo suficientemente limpios como para migrarlos. La respuesta útil no es «perfectos». Los datos están listos cuando permiten llevar a cabo los flujos de trabajo que deben funcionar desde el primer día, los campos críticos son lo suficientemente fiables para dichos flujos de trabajo, se pueden reconstruir las relaciones y una migración de prueba representativa se comporta según lo esperado. La preparación es un conjunto de pasos que hay que superar, no una sensación.
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