Define el registro antes de que nadie lo introduzca
El mejor momento para mejorar la introducción de datos es antes de empezar a teclear. Define los campos mínimos necesarios para cada objeto y el formato exacto que deben tener dichos campos. Los campos obligatorios deben reflejar una necesidad real del flujo de trabajo, no el deseo de recopilar toda la información posible.
En el caso de los registros de tipo B2B, un mínimo práctico podría incluir el nombre de la empresa, la página web, el nombre y los apellidos de la persona de contacto, su cargo, su correo electrónico profesional y la URL de la fuente o del perfil, además de cualquier campo personalizado que requiera el proyecto.
Estandarizar los formatos en el punto de entrada
Las normas de formato reducen el trabajo de limpieza posterior. Decide cómo deben representarse los países, las comunidades autónomas, los números de teléfono, las fechas, los títulos, las URL, los sufijos de las empresas y los valores en blanco. Cuando el sistema de CRM admita reglas de validación o listas de selección controladas, utilízalas para los campos que no deban admitir variaciones de formato libre.
La estandarización debería mejorar la coherencia sin eliminar la información original útil. Por ejemplo, se debe conservar el nombre de visualización preferido por una empresa, incluso si se utiliza un campo de comparación normalizado para la correspondencia.
Comprueba primero si ya existe un registro
La prevención de duplicados debe realizarse antes de la creación. Realiza una búsqueda por dominio, correo electrónico, nombre normalizado de la empresa y otros identificadores fiables antes de añadir una nueva cuenta o un nuevo contacto.
Para la introducción masiva de datos, comprueba si hay duplicados entre el archivo de entrada y el propio CRM. Un archivo que sea único a nivel interno puede generar cientos de registros duplicados si las mismas empresas ya existen en el sistema.
Utiliza los enlaces a las fuentes y las fechas de verificación
La trazabilidad de las fuentes resulta especialmente útil en el caso de los datos de contacto y de empresas obtenidos tras una investigación. Guarda la URL de la fuente pública o el tipo de fuente en los campos que pueda ser necesario volver a comprobar más adelante. Añade una fecha de verificación cuando sea importante que la información esté actualizada.
Esto hace que las actualizaciones sean más justificables. Un revisor futuro podrá ver si un título se ha confirmado recientemente o se ha copiado de una fuente más antigua, y podrá dar prioridad a los registros que probablemente hayan cambiado.
La introducción masiva de datos en el CRM requiere una fase de asignación
El trabajo masivo nunca debe pasar directamente de una hoja de cálculo a la producción. Asigna las columnas de origen a los campos del CRM, documenta las transformaciones, realiza pruebas con una pequeña muestra, revisa los resultados y, solo entonces, procesa el archivo completo.
El lote de prueba debe confirmar los tipos de datos, los valores de las listas de selección, los campos obligatorios, el comportamiento ante duplicados, la asignación de propietarios y si los valores en blanco de origen sobrescribirían los campos rellenados del CRM.
- Analizar el archivo fuente
- Asigna cada columna a un campo de destino
- Normalizar antes de importar
- Prueba con una muestra pequeña
- Revisar los registros creados y actualizados
- Realizar las comprobaciones finales de duplicados y de integridad
Cuestiones relacionadas con la gestión segura y confidencial
Los registros del CRM suelen contener información sobre clientes, contactos, datos operativos o información comercial confidencial. Limita el acceso a las personas que lo necesiten, evita las copias locales innecesarias, respeta las normas de conservación del cliente y mantén los archivos de trabajo organizados para que los datos confidenciales no se mezclen con proyectos que no tengan relación con ellos.
A un proveedor o contratista encargado de la introducción de datos solo se le deben facilitar los campos y sistemas necesarios para la tarea. Una buena seguridad operativa forma parte de la calidad de los datos, ya que un registro correcto que se maneje de forma descuidada sigue siendo un mal resultado.
Incorporar el control de calidad en el proceso de selección
No esperes hasta el final de un proyecto de 20 000 filas para descubrir un error de mapeo. Recurre a comprobaciones aleatorias, informes de excepciones, comprobaciones de campos obligatorios, informes de duplicados y validación a nivel de campo a lo largo de todo el trabajo.
El objetivo es un proceso repetible en el que la mayoría de los errores se detecten cerca del punto en el que se producen.
Common questions
¿En qué consiste la introducción de datos en el CRM?
La introducción de datos en el CRM es el proceso de crear o actualizar registros de clientes, contactos, cuentas, clientes potenciales y otros registros relacionados en un CRM, de acuerdo con las normas definidas en cuanto a campos, formato y calidad.
¿Qué campos deberían ser obligatorios?
Solicita únicamente los campos necesarios para el enrutamiento, la segmentación, la elaboración de informes, el cumplimiento normativo u otro flujo de trabajo definido. Un número excesivo de campos obligatorios puede llevar a los usuarios a introducir datos ficticios.
¿Cómo se pueden reducir los errores en la introducción de datos en el CRM?
Utiliza definiciones de campos claras, listas de selección y validaciones cuando sea necesario, comprobaciones de duplicados, enlaces a fuentes, asignaciones de importación, lotes de prueba e informes periódicos de control de calidad.
¿Se puede externalizar la introducción de datos del CRM?
Sí, sobre todo en el caso de carteras de proyectos estructuradas o proyectos a gran escala, pero el proveedor debe cumplir las normas de campo documentadas, los requisitos de seguridad, los controles contra duplicidades y las normas de control de calidad.
Final thoughts
La introducción de datos en el CRM puede parecer un trabajo administrativo hasta que los nombres incoherentes, los campos que faltan, los duplicados y el formato incorrecto empiezan a afectar a los informes y al enrutamiento. Una introducción de datos eficaz consiste, en realidad, en una creación controlada de registros: cada campo tiene una definición, cada registro se comprueba antes de añadirlo y el trabajo masivo sigue las mismas reglas que la introducción manual.
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